Auftragsmanagement für Handwerker: So geht Digitalisierung richtig

Die 3 größten Zeitfresser im Auftragsmanagement

Eine Befragung von Handwerksbetrieben zeigt: Die drei größten Zeitfresser im Büroalltag sind fast immer dieselben:

1. Doppelte Dateneingabe: Angebote werden auf Papier erstellt, dann nochmal in Excel übertragen, dann wieder als Rechnung abgetippt. Dreifacher Aufwand, dreifache Fehlerquellen.
2. Statusabfragen: "Wo ist Auftrag Nr. 47?" — wenn die Antwort eine Suche im Ordner bedeutet, läuft etwas falsch.
3. Nachkalkulation: Was hat Auftrag XY gekostet, was haben wir verdient? Ohne digitale Erfassung ist das eine stundenlange Rechenaufgabe.

Wie digitales Auftragsmanagement abläuft

Mit einer branchenspezifischen Software sieht der Prozess so aus:

1. Anfrage erfassen: Neuer Kontakt, Auftragsdetails, Terminwunsch — alles in einer Eingabemaske.
2. Angebot erstellen: Aus Vorlagen generieren, Positionen anpassen, per E-Mail direkt an den Kunden senden.
3. Auftragsbestätigung: Ein Klick — das Angebot wird zum Auftrag, Materialien werden bestellt, Termine vergeben.
4. Durchführung dokumentieren: Stundenzettel, Fotos, Abnahmeprotokoll — alles am Handy erfasst.
5. Rechnung stellen: Automatisch aus dem Auftrag generiert, GoBD-konform, per E-Mail verschickt.

Der gesamte Prozess läuft in einem System — ohne Medienbruch, ohne doppelte Eingabe.

Für welche Betriebe lohnt sich Auftragsmanagement-Software?

Die kurze Antwort: für jeden Betrieb, der mehr als 5 Aufträge pro Monat abwickelt.

Besonders profitieren:

• Maler- und Lackierbetriebe mit vielen kleinen Aufträgen und häufigen Reklamationen
• Elektriker und SHK-Betriebe mit Wartungsverträgen und Wartungsdokumentation
• Dachdecker und Fensterbauer mit langen Projektlaufzeiten und Subunternehmern
• Garten- und Landschaftsbau mit Saisonplanung und Geräteverwaltung

BranchenDesk bietet spezialisierte Lösungen für alle diese Branchen — und über 70 weitere.