Rechnungsprogramm für Handwerker: So schreiben Sie rechtssichere Rechnungen

Pflichtangaben auf Handwerkerrechnungen

Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, was auf jeder Rechnung stehen muss. Fehlt auch nur eine Angabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und Sie riskieren Ärger beim Finanzamt.

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und unveränderbar)
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Leistungsdatum oder -zeitraum
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Ein gutes Rechnungsprogramm füllt diese Felder automatisch aus und verhindert, dass Sie etwas vergessen.

Excel oder echtes Rechnungsprogramm?

Viele Handwerksbetriebe starten mit Excel-Vorlagen. Das funktioniert — bis zu einem gewissen Punkt. Ab etwa 20 Rechnungen pro Monat überwiegen die Nachteile:

• Manuelle Nummerierung führt zu Fehlern und Lücken
• Keine automatische GoBD-konforme Archivierung
• Kein Überblick über offene Rechnungen und Mahnungen
• Kein direkter E-Mail-Versand aus der Anwendung
• Keine Verbindung zum Auftragsmanagement

Ein spezialisiertes Rechnungsprogramm kostet ab €29/Monat und spart täglich Zeit — und im Zweifelsfall eine Betriebsprüfung.

Kleinunternehmerregelung und Rechnungen

Wenn Ihr Jahresumsatz unter €22.000 liegt und Sie Kleinunternehmer sind (§ 19 UStG), dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss auf der Rechnung stehen: "Kein Steuerausweis gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)".

Gute Handwerkersoftware erkennt automatisch, ob Sie Kleinunternehmer sind, und stellt Rechnungen entsprechend aus. So gehen keine Fehler passieren.